Datenschutzbestimmungen Volierenwerk 

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Volierenwerk

Inhaber: Florian Sommerfeld

Meseberger Dorfstraße 10

16775 Gransee

E-Mail: datenschutz@volierenwerk.de

Telefon: +49 3306 2099060

Hinweis zum Datenschutzbeauftragten:

Aufgrund der Unternehmensgröße von unter 20 Mitarbeitern ist nach § 38 BDSG kein Datenschutzbeauftragter zu bestellen. Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Kontaktadresse.

2. Rechtsgrundlagen, Verarbeitungszwecke und Interessenabwägung

Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken erhoben, verarbeitet und genutzt:

2.1 Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

• Abwicklung von Bestellungen und Kundenanfragen

• Lieferung und Montage von Volieren und Gehegen

• Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung

• Gewährleistung und Kundendienst

2.2 Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

• Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach § 147 AO und § 257 HGB

• Steuerrechtliche Dokumentationspflichten

• Gewährleistungsdokumentation nach BGB

2.3 Einwilligungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Newsletter-Versand nach ausdrücklicher Einwilligung

• Verwendung von Analyse- und Marketing-Cookies

• WhatsApp Business-Kommunikation nach Zustimmung

2.4 Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

2.4.1 IT-Sicherheit und Störungsabwehr

Unser berechtigtes Interesse: Schutz unserer IT-Systeme, Website und Geschäftsdaten vor unbefugten Zugriffen, Cyberangriffen, Malware und technischen Störungen. Gewährleistung der Verfügbarkeit und Integrität unserer digitalen Infrastruktur.

Erforderlichkeit: Die Verarbeitung von IP-Adressen, Zugriffsdaten und System-Logs ist das mildeste verfügbare Mittel zur effektiven Überwachung und Abwehr von Sicherheitsbedrohungen. Weniger intensive Maßnahmen würden keinen ausreichenden Schutz bieten.

Interessenabwägung: Unsere Interessen am Schutz der IT-Infrastruktur und der Geschäftskontinuität überwiegen die Grundrechte der Betroffenen, da:

• Nur technische Daten ohne persönliche Inhalte verarbeitet werden

• Die Speicherdauer auf das technisch notwendige Minimum (7 Tage) begrenzt ist

• Automatisierte Löschung und Pseudonymisierung eingesetzt werden

• Der Eingriff in die Privatsphäre minimal ist

• Betroffene können eine solche Verarbeitung bei Website-Nutzung erwarten

2.4.2 Qualitäts- und Marketinganalysen

Unser berechtigtes Interesse: Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen durch Analyse des Nutzerverhaltens, Optimierung der Website-Performance und Entwicklung bedarfsgerechter Angebote im Bereich Volierenbau.

Erforderlichkeit: Anonymisierte Nutzungsdaten sind erforderlich, um Schwachstellen in der Kundenbetreuung zu identifizieren und das Produktangebot zu optimieren. Alternative Methoden (z.B. Umfragen) erreichen nicht die notwendige Repräsentativität.

Interessenabwägung: Unsere Geschäftsinteressen überwiegen die Betroffenenrechte, da:

• Daten werden anonymisiert und nur in aggregierter Form ausgewertet

• Keine Erstellung von Einzelprofilen oder personalisierte Werbung

• Kurze Speicherdauer (14 Monate für Analytics, danach automatische Löschung)

• Transparente Information und Widerspruchsmöglichkeiten

• Betroffene profitieren von verbesserten Produkten und Services

Dokumentation: Diese Interessenabwägungen wurden am [Datum] durchgeführt und werden jährlich überprüft. Die vollständige Dokumentation ist auf Anfrage einsehbar.

3. Kategorien betroffener Personen und Datenkategorien

Betroffen sind:

• Kundinnen und Kunden (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Zahlungsdaten)

• Interessentinnen und Interessenten (Anfragen, Kommunikationsdaten)

• Besucherinnen und Besucher der Website (IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten)

• Lieferanten und Geschäftspartner (Kontakt- und Vertragsdaten)

Verarbeitete Datenarten:

• Basisdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer)

• Vertragsdaten (Bestellungen, Leistungsbeschreibungen, Termine)

• Zahlungsdaten (Bankverbindung, Rechnungsdaten)

• Kommunikationsdaten (E-Mails, Chat- und WhatsApp-Nachrichten, Metadaten)

• Nutzungsdaten (Server-Logs, Cookies, Analyse- und Marketingdaten)

• Technische Daten (IP-Adresse, Browser-Informationen, Gerätedaten)

4. Speicherdauer und automatisierte Löschkonzepte

• Vertragsunterlagen: 10 Jahre nach Vertragsende (§ 147 AO, § 257 HGB)

• Rechnungen und Belege: 10 Jahre (§ 147 AO)

• Gewährleistungsdokumentation: 5 Jahre nach Leistungserbringung

• Zahlungsdaten: Gemäß Vorgabe des Zahlungsdienstleisters, max. 3 Jahre

• Chat- und Supportnachrichten: 3 Monate nach letztem Kontakt, automatisierte Löschung

• E-Mail-Kommunikation: 3 Jahre nach letztem Geschäftskontakt

• System-Logs (anonymisiert): 7 Tage, danach automatische Löschung

• Session-Cookies: Bis Ende der Browsersitzung

• Google Analytics 4 (anonymisiert): 14 Monate, anschließend automatische Löschung

• Google Ads-Conversion: 30 Tage

• Marketing-E-Mails: Bis zum Widerruf der Einwilligung

• Website-Backup-Daten: 30 Tage, danach überschrieben

5. Einwilligungen und Widerrufsmanagement

Einwilligungen werden vorab über das Cookie-Banner bzw. entsprechende Formulare eingeholt, protokolliert und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Widerrufsmöglichkeiten:

• Im Cookie-Banner über „Einstellungen ändern"

• Per E-Mail an datenschutz@volierenwerk.de

• In jeder Marketing-E-Mail über den Abmeldelink

• Telefonisch unter +49 3306 2099060

Nach Widerruf werden betroffene Daten automatisiert gelöscht oder die Verarbeitung gestoppt, soweit keine anderen Rechtsgrundlagen bestehen.

6. Drittdienste, Datenübermittlung und internationale Transfers

Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen mit allen externen Dienstleistern. Bei Datenübermittlungen in Drittländer außerhalb der EU/EWR verwenden wir ausschließlich die aktuellen Standardvertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission vom 04.06.2021 oder vergleichbare Garantien.

6.1 Empfänger und Übermittlungsstandorte:

EU/EWR-Dienstleister:

• 3CX Ltd. (Chat & VoIP) – Zypern, EU-Server

• Klarna AB – Schweden, EU-Datenschutzrecht

• PayPal Europe S.à r.l. – Luxemburg, EU-Datenschutzrecht

• Sofort GmbH (Klarna Group) – Deutschland, EU-Datenschutzrecht

Drittland-Dienstleister mit angemessenen Garantien:

• Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business) – Standardvertragsklauseln 2021, EU-US Data Privacy Framework

• Google Ireland Limited (Analytics, Ads) – Standardvertragsklauseln 2021, EU-Server mit Drittlandverarbeitung

6.2 Zusätzliche Schutzmaßnahmen bei Drittlandtransfers:

• Verwendung der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) vom 04.06.2021

• Regelmäßige Überprüfung der Rechtslage in den Zieldestinationen

• Datenminimierung und Pseudonymisierung wo möglich

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS 1.3)

• Vertragliche Verpflichtungen zur Benachrichtigung bei Behördenanfragen

Dokumentation verfügbar unter: www.volierenwerk.de/scc

7. Cookies, Tracking-Technologien und detaillierte Auflistung

7.1 Technisch notwendige Cookies (ohne Einwilligung):

• Session-Cookies für Warenkorb-Funktion, Login-Status

• Chat-System Cookies für Gesprächsverlauf

• Sicherheits-Cookies zur CSRF-Abwehr

7.2 Analyse- und Marketing-Cookies (mit Einwilligung):

Eine vollständige Cookie-Übersicht ist jederzeit im Cookie-Banner abrufbar. Cookies von Drittanbietern werden nur nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt.

8. Betroffenenrechte und Verfahren

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Information über alle zu Ihrer Person verarbeiteten Daten

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Korrektur unrichtiger oder unvollständiger Daten

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Löschung Ihrer Daten bei Wegfall der Rechtsgrundlage

Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Einschränkung der Verarbeitung bei strittigen Fällen

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Erhalt Ihrer Daten in strukturiertem Format

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Widerspruch gegen Verarbeitung aufgrund berechtigten Interesses

8.1 Antragsverfahren:

• Kontakt: E-Mail an datenschutz@volierenwerk.de

• Identitätsnachweis: Kopie des Personalausweises oder Reisepasses erforderlich

• Bearbeitungszeit: Binnen eines Monats; bei komplexen Anfragen Verlängerung um bis zu zwei Monate mit entsprechender Information

• Kostenfrei: Erste Anfrage kostenfrei; bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anfragen können angemessene Gebühren erhoben werden

8.2 Beschwerderecht:

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg

Stahnsdorfer Damm 77

14532 Kleinmachnow

Telefon: 033203 356-0

E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de

9. Verarbeitungsverzeichnis und technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Ein vollständiges Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO kann bei der Geschäftsleitung angefordert werden.

9.1 Implementierte technische und organisatorische Maßnahmen:

Technische Maßnahmen:

• HTTPS-Verschlüsselung mit TLS 1.3 für alle Übertragungen

• Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Systemzugänge

• Aktuelle Firewalls und Intrusion-Detection-Systeme

• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests (halbjährlich)

• Automatisierte Backup-Systeme mit Verschlüsselung

• Segregation von Netzwerksegmenten

• Anti-Malware-Software mit Real-Time-Scanning

Organisatorische Maßnahmen:

• Detaillierte Zugriffskontrollen und Rollenmanagement

• Dokumentierte Löschprozesse und -fristen

• Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zum Datenschutz (jährlich)

• Incident-Response-Verfahren für Datenschutzverletzungen

• Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Datenschutzentscheidungen

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Sicherheitsmaßnahmen

Pseudonymisierung und Anonymisierung:

• IP-Adressen werden in Analytics gekürzt

• System-Logs werden nach 24 Stunden pseudonymisiert

• Testdaten enthalten ausschließlich fiktive Informationen

10. Meldeverfahren bei Datenschutzverletzungen

Bei Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfolgt unverzüglich:

1. Sofortige Schadensbegrenzung und Dokumentation des Vorfalls

2. Interne Risikoanalyse innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden

3. Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden (Art. 33 DSGVO), sofern ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen besteht

4. Information der Betroffenen ohne unangemessene Verzögerung bei hohem Risiko (Art. 34 DSGVO)

5. Dokumentation aller Verletzungen mit Ursachen, Auswirkungen und ergriffenen Maßnahmen

Notfallkontakt: datenschutz@volierenwerk.de oder +49 3306 2099060

11. Besondere Verarbeitungssituationen

11.1 Website-Analytics

Google Analytics 4 wird mit anonymisierten IP-Adressen und deaktivierten Advertising-Features verwendet. Die Aufbewahrungszeit für Ereignisdaten beträgt maximal 14 Monate.

11.2 WhatsApp Business

Die Kommunikation über WhatsApp Business erfolgt nur nach ausdrücklicher Einwilligung. Nachrichten werden nach Gesprächsende gelöscht, soweit keine vertraglichen oder rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

11.3 E-Mail-Marketing

Newsletter werden nur an Personen versendet, die ausdrücklich eingewilligt haben (Double-Opt-In-Verfahren). Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink.

12. Änderungsmechanismus und Informationspflicht

Diese Datenschutzerklärung wird bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst. Wesentliche Änderungen werden:

• Prominent auf der Website veröffentlicht

• Aktiven Kunden per E-Mail mitgeteilt

• Mit einer angemessenen Übergangsfrist versehen

Bitte prüfen Sie diese Seite regelmäßig auf Aktualisierungen.

Stand: Oktober 2025

Anhang: Dokumentation der Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

A.1 IT-Sicherheit und Störungsabwehr

Verarbeitungszweck: Schutz der IT-Infrastruktur und Geschäftsdaten

Verarbeitete Datenarten: IP-Adressen, Zugriffsdaten, System-Logs, Zeitstempel

Unsere Interessen (gewichtet nach Relevanz):

1. Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust (existenziell)

2. Geschäftskontinuität und Verfügbarkeit der Systeme (hoch)

3. Schutz der Kundendaten vor unbefugtem Zugriff (hoch)

4. Compliance mit IT-Sicherheitsanforderungen (mittel)

Interessen der Betroffenen:

1. Recht auf informationelle Selbstbestimmung (Art. 8 GRCh)

2. Recht auf Privatsphäre (Art. 7 GRCh)

3. Erwartung minimaler Datenverarbeitung

Abwägungskriterien:

• Eingriffsintensität: Gering (nur technische Metadaten, keine Inhalte)

• Transparenz: Hoch (vollständige Information in Datenschutzerklärung)

• Schutzmaßnahmen: Pseudonymisierung, kurze Speicherdauer (7 Tage), Zugriffsbeschränkungen

• Erwartbarkeit: Hoch (Standard bei Website-Nutzung)

• Sensibilität der Daten: Niedrig (technische Daten ohne Personenbezug)

Ergebnis: Die Interessen an IT-Sicherheit überwiegen deutlich die Betroffeneninteressen aufgrund der geringen Eingriffsintensität und der existenziellen Notwendigkeit für den Geschäftsbetrieb.

A.2 Qualitäts- und Marketinganalysen

Verarbeitungszweck: Verbesserung der Produkte und Dienstleistungen

Verarbeitete Datenarten: Anonymisierte Nutzungsdaten, aggregierte Website-Statistiken

Unsere Interessen (gewichtet nach Relevanz):

1. Produktoptimierung für Kundenbedürfnisse (hoch)

2. Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit (hoch)

3. Marktforschung und Trendanalyse (mittel)

4. Betriebswirtschaftliche Optimierung (mittel)

Interessen der Betroffenen:

1. Recht auf informationelle Selbstbestimmung

2. Recht auf Privatsphäre

3. Keine unerwünschte Profilbildung

Abwägungskriterien:

• Eingriffsintensität: Sehr gering (anonymisierte Daten, keine Einzelprofile)

• Transparenz: Hoch (vollständige Information und Widerspruchsmöglichkeit)

• Schutzmaßnahmen: Anonymisierung, IP-Kürzung, begrenzte Speicherdauer

• Erwartbarkeit: Mittel bis hoch (übliche Praxis bei Websites)

• Nutzen für Betroffene: Hoch (bessere Produkte und Services)

Ergebnis: Die Geschäftsinteressen überwiegen aufgrund der anonymisierten Verarbeitung und des Nutzens für die Betroffenen durch verbesserte Angebote.

Dokumentationsdatum: Oktober 2025

Nächste Überprüfung: Oktober 2026

Verantwortlich: Geschäftsleitung Volierenwerk